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Erros na prestação de contas de condomínios: saiba como evitar
Você verá neste artigo quais os erros que muitos síndicos cometem durante a prestação de contas de um condomínio é como evitá-los.
A prestação de contas de um condomínio é a apresentação das informações financeiras do estabelecimento, ou seja, é um documento que mostra valores de movimentação, arrecadações e gastos do condomínio em um determinado período de tempo.
Ela deve ser apresentada em forma de assembleia aos moradores mensal ou anualmente, ou em todas as vezes em que for solicitada. Essa apresentação é obrigatória por lei e é uma das obrigações do síndico, de acordo com o artigo 1348 da lei nº 10.406/2002 do Código Civil.
É importante esclarecer que em caso de a prestação ser feita de forma incorreta, o síndico pode ser deposto de seu cargo.
Para evitar este tipo de problema e garantir que a prestação de contas seja feita de forma correta, neste artigo apresentaremos alguns erros comuns que um síndico pode cometer e o que fazer para evitá-los.
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Quais os principais erros na hora da prestação de contas do condomínio?
A hora de prestar contas, seja em empresas, 3⁰ setor ou até mesmo em residenciais, requer muita atenção. Qualquer equívoco pode gerar consequências graves.
Para evitar isso, listamos abaixo alguns equívocos que podem ser cometidos na hora de realizar prestação de contas. Confira:
- Esquecer de incluir as informações básicas;
- Perder os prazos da prestação de contas;
- Perder os comprovantes de transações;
- Não separar as contas pessoais das contas do condomínio;
- Perder o histórico de informações;
- Falta de reserva de emergência para o condomínio;
- Expor os condôminos inadimplentes.
Agora que você já sabe quais são os erros mais comuns, vamos analisá-los para que você evite cometê-los durante sua gestão:
1 – Esquecer de incluir as informações essenciais
O primeiro erro na prestação de contas do condomínio que iremos discutir é quando o síndico deixa de incluir as informações básicas das contas. A prestação de contas deve apresentar a situação financeira do condomínio naquele período sem omitir nenhuma informação essencial.
A falha ao apresentar informações pode gerar críticas graves e a perda de confiança na gestão do síndico.
Os itens essenciais que não podem ficar de fora da prestação de contas, com seus devidos comprovantes, são os seguintes:
- Orçamento do condomínio aprovado em assembleia;
- Despesas do condomínio, que deve conter:
- Despesas fixas: as despesas do condomínio que são recorrentes durante o ano (salário dos empregados, contas do condomínio, serviços de renovação durante o ano);
- Despesas extraordinárias: despesas do condomínio que apareceram de forma inesperada (obras emergenciais).
- Valores disponíveis em caixa;
- Informações de inadimplência.
Cada um desses documentos deve incluir os seus respectivos comprovantes. Logo, o orçamento do condomínio deve vir acompanhado da ata da assembleia com os valores aprovados para o orçamento.
As despesas do condomínio devem incluir, além dos comprovantes de pagamento, as informações de inadimplência e estas devem incluir quais medidas o síndico usou para cobrá-las.
2 – Perder os prazos da prestação de contas
Como falado anteriormente, existe um prazo anual ou mensal para a prestação de contas, sendo esse prazo obrigatório por lei. Dessa forma, é de suma importância ficar atento para não perdê-lo e evitar problemas.
A melhor forma de evitar esse erro é manter um acompanhamento detalhado das contas do condomínio com recorrência. Seja diariamente, semanalmente ou mensalmente, esse acompanhamento irá evitar que, com a chegada do prazo, o síndico deixe tudo para última hora.
3 – Perder os comprovantes de transações
Outro erro comum é o de deixar de apresentar os comprovantes de transações na hora da prestação de contas. Como foi dito, os comprovantes são documentos essenciais e básicos que devem sempre ser incluídos no documento de prestação de contas do condomínio.
Não adianta de nada, por exemplo, que o documento de prestação de contas informe que foi pago um valor, como, por exemplo, o salário de um funcionário, mas não inclua o comprovante de transferência para a conta do funcionário.
4 – Não separar as contas pessoais das contas do condomínio
É importante que exista uma separação entre as contas pessoais do administrador e do condomínio. Fazendo isso, você evita prejuízos tanto para o condomínio, quanto para você mesmo.
5 – Perder o histórico de informações
De forma alguma o documento de prestação de contas do condomínio deve omitir informação sobre o histórico financeiro.
Com a digitalização e automatização de processos se tornando cada vez mais frequente, fica mais fácil lidar com o histórico de informações do condomínio, deixando a gestão mais prática.
Isso permite que as informações e prestações de conta de anos anteriores sejam acessadas. Além disso, o síndico pode planejar as prestações dos anos em que estiver de serviço.
6 – Falta de reserva de emergência para o condomínio
Algo muito recomendado é discutir, durante a assembleia, a criação de um fundo emergencial para o condomínio, caso ainda não disponha de uma.
Deve ser aprovado um valor que cada morador deverá contribuir para o fundo emergencial. Cabe ao síndico reservar o fundo monetário e fazer uso dele apenas em caso de necessidade para os cuidados do condomínio. Deve-se sempre incluir essa reserva de emergência na prestação de contas do condomínio.
7 – Expor os condôminos inadimplentes
O último ponto a ser discutido, é que o síndico deve preservar a identidade dos condôminos inadimplentes no documento de prestação de contas.
As informações que o documento apresentar sobre inadimplências não devem conter o nome ou alguma forma de identificação do morador que está em inadimplência. Além de ser considerada uma atitude antiética, evita constrangimentos.
Ou seja, esses números de inadimplências devem ser expostos genericamente, mas de forma que preserve a identidade do morador.
Qual a importância da prestação de contas e quem pode te ajudar?
A prestação de contas de um condomínio é muito importante para que se obtenha a confiança dos moradores, além de uma gestão transparente.
Se você deseja melhorar a gestão do seu condomínio e aprender como realizar uma prestação de contas da forma correta, conte com o auxílio de um especialista contábil, ele irá te ajudar a tomar as melhores decisões na hora da elaboração da sua prestação de contas.
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