Planejamento, organização, direção e controle aplicáveis à gestão condominial
Introdução
Não seria um exagero dizer que alguns síndicos são verdadeiros Messias a carregarem a pesada cruz da gestão do condomínio em edificações. Muitos deles são heróis anônimos, sobreviventes de duras lides do cotidiano condominial. Não raro os síndicos trabalham com o apoio de poucos condôminos, ou ainda praticamente sozinhos, quando não deveriam, já que o resultado do trabalho alcança todos. Quantos não são os síndicos que doam grande parte do seu tempo, de forma abnegada, para contribuírem favoravelmente na administração do condomínio?
A despeito do sacrifício de muitos síndicos, é fato que a gestão condominial é realizada de forma empírica, sem uma técnica administrativa específica aplicável. Em outras palavras, queremos apontar que não há conhecimento estruturado em administração de condomínios, intencionalmente construído, que prepare os síndicos para a função. Eles aprendem pela vivência, de modo não planejado, com experiências adquiridas de modo informal. Reconhecemos que ambos os processos de aprendizagem na gestão condominial são relevantes, que não há superioridade de um sobre o outro, pois são complementares. Estamos aqui a apontar que processos formais de aprendizagem em gestão condominial precisam ser construídos. Com o desenvolvimento de uma gestão específica aplicável aos condomínios, contribuiremos com a capacitação dos síndicos, tendo como consequência administração mais eficiente.
O fenômeno da profissionalização dos síndicos tem impulsionado o florescimento da aprendizagem formalmente estruturada em temas condominiais. Apesar da lacuna ainda existente na instrução formal, o síndico poderá aprender questões relevantes de gestão em sua vivência no condomínio, por erro, tentativa e acerto. Poderá aprender pela observação, experimentação, buscando soluções práticas para os casos concretos do cotidiano.
A gestão de condomínios
No decurso de sua gestão o síndico realizará atos administrativos. Na atual sistemática tais atos são embasados em regras ordinárias de experiência, nos usos e costumes do condomínio e em sua experiência de mundo. Neste sentido, toda execução administrativa é realizada com base nas práticas geralmente aceitas pela consciência do homem mediano. Um olhar acurado nos permitirá identificar, em muitas dessas ações, um processo administrativo em estágio embrionário. De fato, os síndicos são gestores que realizam um processo administrativo rudimentar, ainda que não tenham a consciência de cada função gerencial.
Maximiniano (2000, pp.26-27) nos mostra que administração significa, em primeiro lugar, ação. A administração é um processo de tomar decisões e realizar ações, compreendendo quatro etapas principais interligadas: planejamento, organização, direção e controle. Os processos administrativos também são chamados funções administrativas ou funções gerenciais.
Em feliz definição, o professor Chiavenato (2014, p.1) explica:
Administração nada mais é do que a condução racional das atividades de uma organização, seja lucrativa ou não lucrativa. A administração trata do planejamento, da organização (estruturação), da direção e do controle de todas as atividades, diferenciadas pela divisão do trabalho, que ocorram dentro de uma organização. Assim, a administração é imprescindível para a existência, a sobrevivência e o sucesso das organizações.
Em outro giro, o autor (ib., 2000, p.5) ainda complementa o conceito afirmando que “a tarefa básica da Administração é a de fazer as coisas por meio de pessoas de maneira eficiente e eficaz”. Neste diapasão, podemos dizer que os síndicos realmente administram seus condomínios, pois no exercício de sua atividade eles praticam, ainda que sem consciência, as funções gerenciais de planejamento, organização, direção e controle.
Podem nos perguntar o porquê de abordarmos a administração por esse viés, se o Código Civil já reservou artigos para falar da administração do condomínio edilício. Respondemos que são questões completamente diferentes. A abordagem do Código Civil trata de alguns aspectos formais, legais e estruturais, que objetivam traçar linhas gerais sobre a administração do condomínio especial em edificações sob a ótica jurídica. O Código Civil, ao lado da convenção do condomínio e regulamento interno formam o equivalente à constituição de um país chamado condomínio em edifícios – compondo seu corpo normativo, seu alicerce fundamental. Poderíamos inclusive chamar de “gestão jurídica condominial”, pois os aspectos abordados são, em sua essência, apenas e tão somente de cunho jurídico-normativo. O Código não aborda a administração enquanto ciência própria aplicável a todas as organizações, muito menos trata de uma gestão específica aplicável aos condomínios em edifícios – mesmo porque ela inexiste enquanto ramo do conhecimento, eis que ainda estamos perfurando as fundações deste novo terreno.
Ao reservar uma seção, “Da administração do condomínio”, compreendida entre o Artigo 1.347 e o Artigo 1.356, o Código Civil objetivou estabelecer aspectos jurídicos formais, alicerces basilares gerais para a administração do condomínio edilício. Sim, o Código menciona a eleição do síndico e o prazo máximo de seu mandato (Art. 1.347), bem como as competências legais a que o síndico está sujeito, com seus deveres e responsabilidades (Art. 1.348, incisos I a IX). Objetivando auxiliar a administração do condomínio, faculta ao síndico a delegação de poderes administrativos para auxiliares em sua gestão (Art. 1.348, §2º), bem como autoriza a assembleia a conceder poderes de representação do condomínio a terceiros (Art. 1.348, §1º). Trata dos critérios para a destituição do cargo de síndico, como a prática de irregularidades, a ausência de prestação de contas e a administração inconveniente do condomínio (Art. 1.349), que por sinal são conceitos vagos e indefinidos. Aborda ainda a convocação de assembleias ordinárias e extraordinárias (art. 1.350, 1.352 a 1.356), alteração da convenção e regimento interno (art. 1.351), traz critérios para convocação e deliberação da assembleia, como trata da eleição do conselho fiscal (art. 1.356). Por óbvio o Código não fala da administração do condomínio enquanto operação gerencial, deixando largo espaço ao síndico para implementar sua gestão, respeitados os limites do regramento interno do condomínio e da legislação aplicável.
O Código Civil, juntamente com a convenção do condomínio e o regimento interno, estabelecem o regramento normativo estruturante necessário para cada sociedade condominial. Porém, quanto ao mérito, quanto à técnica, quanto ao modo de administrar, podemos afirmar que são habilidades e competências de cada síndico, a serem desenvolvidas com preparação, qualificação específica e experiência profissional. O síndico, enquanto gestor do condomínio, é quem lidará com o cotidiano da gestão, desenvolvendo capacidade de solução de problemas, buscando eficiência na alocação dos recursos, a eficácia no atingimento de objetivos, em prol da excelência no alcance da finalidade da organização social condomínio, enquanto seu gestor.
As funções gerenciais aplicadas aos condomínios: planejamento, organização, direção e controle
Retomando ao tipo de gestão que é geralmente praticada nos condomínios, podemos dizer que os síndicos praticam uma administração sem os fundamentos técnicos da ciência, baseados na improvisação. Como dito anteriormente, muitos síndicos são gestores inatos, desenvolvendo grandes talentos nas batalhas do cotidiano condominial. Ainda que realizada no empirismo, essa gestão vai ganhando contornos em que é possível, em alguns casos, ter uma pálida visão do processo administrativo, que é composto em apertada síntese, das funções planejamento, organização, direção e controle.
Podemos dizer, mal comparando e com as devidas proporções, que os síndicos realizam um processo administrativo demasiado simplificado, em que podemos identificar com algum esforço as funções gerenciais de planejamento, organização, direção e controle. Assim, trazendo ao plano prático, para exemplificar essa assertiva, podemos verificar que os síndicos usam da função planejar quando administram as implicações futuras de suas ações atuais. Há planejamento quando alguns síndicos elaboram plano de ação com os objetivos e metas a serem alcançados, ainda que tais planos raramente sejam colocados no papel. Planejam, de fato, ao cumprirem a exigência legal de elaborar a previsão orçamentária da receita e despesa anual (Art. 1.348, Inc. VI, do Código Civil), embora a gestão amadora de alguns síndicos muitas vezes não siga o orçamento ou os execute de forma inadequada. O planejamento acontece quando realizam um controle de pagamentos para prestação de contas mensal ao conselho fiscal, bem como quando alguns síndicos mais organizados elaboram um cronograma predial de manutenção preditiva/preventiva, diligenciando a conservação e guarda das partes comuns (Art. 1.348, Inc. V, do Código Civil). Ainda que a maioria dos gestores condominiais não tenha plena consciência, um bom planejamento é ferramenta necessária para apontar o estado futuro que as organizações desejam alcançar, mediante a alocação adequada dos recursos presentes.
É na função planejamento que os gestores poderão estabelecer os objetivos da organização, levando ao conhecimento dos condôminos em uma assembleia condominial. Após o estabelecimento desses objetivos, com a previsão dos meios necessários para alcançá-los, o bom gestor deverá orquestrar os recursos disponíveis com o máximo de eficiência e eficácia, em prol da finalidade da organização social condomínio. Neste desiderato, qual seria a finalidade da gestão condominial? Podemos apontar como sendo o bem-estar dos moradores, a busca da harmonia na sociedade condominial, a alocação eficiente dos recursos arrecadados dos condôminos, a preservação da propriedade comum, com a valorização indireta do patrimônio individual de cada condômino.
Os síndicos também organizam – segunda função do processo administrativo – quando dividem o trabalho, a autoridade e a responsabilidade. Há organização na estruturação de cargos e funções, ainda que em muitos condomínios, principalmente os pequenos, quase todos os papéis fiquem unicamente enfeixados na pessoa singular do gestor condominial. Eles organizam quando direcionam os recursos do condomínio e quando definem as atividades que serão necessárias para atingir a finalidade do organismo social chamado condomínio. É na função administrativa organização que conferem responsabilidade às pessoas (administradora auxiliar do condomínio, pessoal contratado para manutenção, funcionários, advogados etc.), zelando pela prestação de serviços de interesse do condomínio (Art. 1.348, Inc. V) e atribuem atividades aos órgãos (subsíndico, assembleia, conselhos, criação de comissões específicas e outorga de poderes administrativos – Art. 1.348, §1º e §2º do Código Civil).
Ainda na organização, os gestores condominiais gerenciam os recursos financeiros (contribuições condominiais ordinárias e cotas extraordinárias), informacionais (conhecimento dos acontecimentos do condomínio, registros em livros de ocorrência, relatos de moradores, cadastros de moradores, informações de funcionários e prestadores de serviço, documentação financeira e contábil), materiais (equipamentos do condomínio, material de limpeza, elevadores), humanos (funcionários, moradores e prestadores de serviço) e tecnológicos (CFTV, biometria, automação das instalações prediais, certificado digital) para o atingimento das finalidades comuns da organização social condomínio. Segundo Maximiano (2000, p.93), “numa organização, cada pessoa e cada grupo de pessoas têm atribuições específicas que contribuem para a realização do objetivo. (…) Divisão do trabalho é o processo que permite superar as limitações individuais (…)”.
Na função organização é que existe a estruturação física da própria organização, constituindo o organismo social, as funções e estruturando cada recurso em seu devido lugar. Sim, organizar até no nível mais operacional, quando podemos mencionar a gestão de documentos do condomínio . É na função gerencial organização que o síndico deverá criar um espaço administrativo dentro do condomínio, um tipo de escritório, com claviculário, armários para a guarda de balancetes, pastas, laudos, contratos, relatórios e comprovantes de pagamento.
Dentre esses documentos, podemos citar aqueles relativos à constituição do condomínio, como o Habite-se; Registros de Incorporação Imobiliária; convenção e regimento interno originais aprovados por 2/3 das frações ideais; edital de convocação e ata da primeira assembleia ou a de instituição do condomínio; desmembramento do IPTU e inscrição do condomínio no CNPJ; registros relacionados a inspeções e vistorias obrigatórias (como o Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros); RIA (Relatório de Inspeção Anual) dos elevadores; laudos do SPDA (Sistemas de Proteção contra Descargas Atmosféricas); laudos e vistorias realizados nas instalações do condomínio, além de uma cópia do seguro da edificação e das respectivas coberturas.
Prosseguindo no tema gestão de documentos, dentro da função administrativa organização, temos ainda as plantas (planta-baixa, planta de cobertura, planta de corte, planta de fachada e planta de localização), as vistorias, regularizações rotineiras do condomínio, relatórios, guias de pagamento de tributos, guarda dos documentos (contábil, tributários, previdenciários e trabalhistas), balancetes de prestação de contas (Lei 4.591/64, Art. 22, § 1º, letra g) e material administrativo. Sem exaurir o tema, o síndico deverá estruturar, separar cronologicamente todos os documentos gerados pelo condomínio, como cópias de editais de convocação, atas de assembleia, alterações de convenção, de regimento interno e notificações a terceiros . Concluindo, o síndico tem o dever legal de guarda dos documentos do condomínio, como os livros de registro de ocorrências, livros de atas, livro de registro de empregados e cadastro dos moradores.
Superada a segunda função, entraremos na terceira: direção. Os síndicos dirigem quando tomam decisões cotidianas, fazem escolhas administrativas, executam suas tarefas, coordenam os recursos, lideram as pessoas, realizam o processo decisório, enfim, preocupam-se com a operação em busca do atingimento dos objetivos do condomínio. A direção envolve a orientação aos trabalhadores, prestadores de serviço e condôminos sobre as questões operacionais do condomínio.
Embora em nível simplificado, os síndicos se utilizam de comunicação sobre as questões do condomínio (problemas, obras, execução do orçamento, aplicação dos recursos, manutenção predial, inadimplência, procedimento judicial ou administrativo de interesse do condomínio (Art. 1.348, Unc. III, do Código Civil). A comunicação em alguns casos se dá pelos tradicionais meios de circulares e livros de registro de ocorrências condominiais. Os síndicos já contam com aplicativos digitais para abertura de chamados, reclamações, ocorrências, relatos e reserva de espaços comuns. A comunicação integra a função gerencial direção, com as ordens e instruções, a motivação e a liderança, ferramentas que podem ser aprimoradas com os conhecimentos de gestão. Na função direção, os síndicos necessitam obedecer aos ditames legais de cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembleia (Art. 1.348, Inc. IV, do Código Civil) e prestação de contas aos condôminos por meio dos balancetes (Art. 1.348, Inc. VIII, do Código Civil).
A direção é a função mais nobre, composta de técnica e arte. Como todas as outras funções administrativas, pode ser operacionalizada de modo mais eficiente se o síndico do condomínio em edificações for capacitado previamente em gestão. Sim, além do necessário conhecimento em legislação, deve ser versado nas ferramentas gerenciais, conhecer o processo administrativo, motivação, liderança, teoria de sistemas e das organizações. Além do mais, com a contribuição da ciência da administração no desenvolvimento de conhecimentos específicos aplicáveis aos condomínios especiais em edificações, maior valor será agregado à organização social condomínio.
A quarta função gerencial do processo administrativo é o controle. Apesar do desconhecimento técnico desta ferramenta, podemos dizer que alguns síndicos também controlam quando acompanham os recursos disponíveis (recursos humanos, patrimoniais, informacionais, tecnológicos) em busca do atingimento das finalidades do condomínio. Controlar significa garantir que o planejamento seja bem executado e que os objetivos estabelecidos sejam alcançados adequadamente. A função administrativa de controle está relacionada com a maneira pela qual os objetivos devem ser alcançados através da atividade das pessoas que compõem a organização. Ainda que de forma intuitiva, alguns síndicos acompanham, avaliam, medem e asseguram que a organização condomínio esteja no rumo certo, produzindo os resultados esperados e alcançando os objetivos propostos.
É nesta função que o síndico vai procurar manter os resultados dentro do que foi planejado. É frase da administração: “o que não pode ser medido não pode ser gerenciado”. Nem pode ser aperfeiçoado. Caso não sejam alcançados os objetivos, o síndico deverá adotar uma ação corretiva, para verificar o erro e corrigi-lo o mais rápido possível, para que não prejudique a organização condominial. O síndico controla, de forma simplificada, quando monitora o orçamento previsto diante do que vem sendo realizado, procurando corrigir eventuais distorções. Também há a função gerencial de controle quando verifica se as atividades planejadas estão sendo executadas, como o cronograma de obras e manutenção, as provisões para pagamento de décimo terceiro de funcionários, provisão para obras, controle de estoque e de material do condomínio, controle de entrega de documentos na administradora e balancetes ao conselho, controle arrecadação mensal e pagamentos realizados na conta do condomínio.
Em muitos condomínios do país, podemos afirmar que não existe um processo administrativo propriamente dito, na acepção técnica da palavra. Em alguns deles, verificamos que os síndicos praticam algumas das funções administrativas de forma intuitiva, sem consciência de que estão planejando, organizando, dirigindo ou controlando. De um modo geral há a realização de um processo administrativo rudimentar, ou não existe todo o processo administrativo, presente apenas algumas das funções.
Conclusão
A sindicatura ainda é encarada por alguns como uma ocupação, não uma atividade com contornos cada vez mais profissionais. Para muitas pessoas, o síndico não é encarado como gestor condominial, nem dele se espera conhecimento técnico ou formação específica. Mesmo que o fenômeno da profissionalização do síndico ganhe força, é algo recente, que necessita de apoio das instituições, conselhos de classe e sociedade em geral. As universidades devem estudar os condomínios em edificações, realizar pesquisas e produzir conhecimentos específicos que auxiliem na compreensão de suas peculiaridades. Os síndicos praticam sua administração com muitos esforços, sob pesadas críticas, muitas vezes sem reconhecimento ou valorização. A gestão condominial vem se desenvolvendo também pela vivência prática, decorrente da lida diária dos síndicos no campo dos condomínios. O aprendizado dos síndicos tem sido informal, baseado no empirismo, já que a regra ainda é a ausência de estudos especiais por parte das instituições citadas acima.
Podemos afirmar que, a despeito do processo administrativo realizado, embora de modo informal, com base no improviso, é passível de aperfeiçoamento por meio da ciência da administração. Sem contradita, poderemos desenvolver uma gestão aplicável aos condomínios edilícios, com as contribuições trazidas pelas potencialidades da ciência da administração. Neste contexto do condomínio também podemos aplicar o raciocínio de Motta e Vasconcelos (2015, XIII): “progressivamente, por meio dos diversos estudos e pesquisas empíricas, as concepções sobre o homem, a organização e o meio ambiente foram evoluindo e tornando-se mais complexas mediante aprendizado heurístico, com base em pesquisas práticas”.
A decorrência desses estudos será o desenvolvimento de um ramo específico dentro da ciência da administração, com uma abordagem própria, que será o da administração de condomínios. Com efeito este campo específico proporcionará ao síndico, condôminos e demais agentes envolvidos no mundo condominial uma compreensão do processo administrativo em suas funções de planejamento, organização, direção e controle, comprovando que todas as organizações necessitam de administração.
No mesmo sentido aponta Carneiro (2008, p.61):
Os Administradores e Síndicos de condomínios podem já possuir algumas habilidades e competências gerenciais, bem como o domínio sobre vários conhecimentos desejados, contudo, as referidas habilidades e competências poderão ser desenvolvidas, potencializadas ou intensificadas para um melhor desempenho da função. Com relação aos conhecimentos necessários, estes poderão ser aprofundados ou adquiridos no decorrer do tempo.
Importante promover esse intercâmbio entre o conhecimento prático com a ciência da administração. Abordando a relevância da administração para toda e qualquer organização, Maximiano (2012, p.6) assim diz: “a administração é importante em qualquer escala de utilização de recursos para realizar objetivos – individual, familiar, grupal, organizacional ou social. À medida que se avança do nível individual para o da administração na sociedade global, aumenta a quantidade de recursos e a complexidade do processo de tomar decisões”.
A figura de um gestor condominial preparado, qualificado e habilitado irá sem dúvida contribuir para toda a sociedade. Sem embargo, ao proporcionar ferramentas de gestão que possibilitem a otimização dos recursos do condomínio, proporcionando uma administração eficiente e eficaz, agregará valor para todos os envolvidos na organização social condomínio: condôminos, moradores, funcionários e prestadores de serviços da cadeia condominial. O resultado será o aumento do bem-estar dos moradores, agregando valor ao patrimônio das famílias, a geração de valor para toda a cadeia de prestadores de serviço e fornecedores do condomínio, contribuindo para o aumento da riqueza nacional.
Fonte: Administradores
